Einwilligung & Compliance
Einwilligung & Compliance: Das Tor vor dem Versand kennt keinen Schalter.
Bevor die PBM Kampagnenplattform eine E-Mail, einen Brief oder eine SMS auslöst, prüft sie jeden Empfänger einzeln: Einwilligung pro Kanal, Widerruf, Kontaktfrequenz, freigegebener Inhalt. Diese Prüfung lässt sich nicht abschalten. Datenschutz ist bei uns kein Zusatzmodul, sondern die Architektur.
Einwilligung pro Kanal · Widerruf stoppt sofort · Jede Entscheidung protokolliert
Versandvorbereitung · Stapel „Reminder 2“12.480 Kontakte
- nur Brief erlaubt → Fallback Brief 2.604Warum?
- Widerruf → gestoppt 41Warum?
- Frequenzgrenze erreicht → verschoben 523Warum?
Dieses Gate kann nicht deaktiviert werden.
Das Problem
Warum reicht ein Häkchen in der Datenbank nicht?
Die meisten Einwilligungsprobleme entstehen nicht beim Einholen, sondern beim Versand. Die Information existiert – aber nicht an der Stelle, an der entschieden wird.
„Die Einwilligung steht im CRM. Das Versandsystem kennt sie nicht.“
Geprüft wird dort, wo versendet wird.
Das Gate liest Einwilligungen pro Kanal direkt vor jedem Versandschritt.
„Der Widerruf kam per Brief. Die Kampagne lief weiter.“
Ein Widerruf stoppt alle Journeys.
Sofort, über alle Kampagnen, ohne Ausnahme.
„Die Prüfung fragt nach dem Beleg. Niemand findet ihn.“
Jede Entscheidung hat ein Protokoll.
Wer, wann, was, warum – im Audit-Log.
Das Compliance-Gate
Was prüft die PBM Kampagnenplattform vor jedem Versand?
Vor jedem Versand durchläuft jeder Empfänger ein Compliance-Gate. Es gibt genau eine Stelle, die einen Versand auslöst – und davor steht immer diese Prüfung. Das Ergebnis ist pro Person eindeutig: senden, auf einen erlaubten Kanal umleiten, verschieben oder stoppen.
-
Einwilligung pro Kanal – Liegt für diesen Kanal eine Einwilligung vor? Wenn nicht, greift der in der Journey hinterlegte Fallback, zum Beispiel der Brief.
-
Widerruf und Opt-out – Hat die Person widersprochen oder widerrufen? Dann wird gestoppt. Immer.
-
Kontaktfrequenz – Ist die vereinbarte Obergrenze für diesen Zeitraum erreicht? Dann wird verschoben (→ Kontaktfrequenz-Management).
-
Geprüfter, freigegebener Inhalt – Hat der Inhalt die Compliance- und Tonalitätsprüfung bestanden und ist er freigegeben? Kein Inhalt geht ungeprüft hinaus.
Beispiel
Stapel „Reminder 2“ der Regionalbank Musterstadt eG, 12.480 Empfänger. 9.312 erhalten die E-Mail. 2.604 haben keine E-Mail-Einwilligung, aber eine Brief-Erlaubnis – sie bekommen einen Brief. 41 haben widerrufen und werden gestoppt. 523 haben ihre Kontaktobergrenze erreicht und werden verschoben. (Beispieldaten)
Gate-Simulator
Marlene Hoffmann · E-Mail ✗ · Brief ✓
- Einwilligung umgeleitet
- Widerruf bestanden
- Frequenz bestanden
- Inhalt bestanden
Ergebnis: Brief statt E-Mail – keine E-Mail-Einwilligung.
Thomas Brandt · E-Mail ✓ · 3 Kontakte in 30 Tagen
- Einwilligung bestanden
- Widerruf bestanden
- Frequenz bestanden
- Inhalt bestanden
Ergebnis: E-Mail wird versendet – Einwilligung vorhanden, Kontakt 4 von höchstens 4 in 30 Tagen.
Kontakt 4711 · Widerruf 11.09.
- Einwilligung bestanden
- Widerruf gestoppt
- Frequenz nicht geprüft
- Inhalt nicht geprüft
Ergebnis: gestoppt – Widerruf 11.09.
- Marlene Hoffmann: Brief statt E-Mail – keine E-Mail-Einwilligung.
- Thomas Brandt: E-Mail wird versendet – Einwilligung vorhanden, Kontakt 4 von höchstens 4 in 30 Tagen.
- Kontakt 4711: gestoppt – Widerruf 11.09.
Versandvorbereitung · Stapel „Reminder 2“12.480 Kontakte
- nur Brief erlaubt → Fallback Brief 2.604Warum? Warum?Keine E-Mail-Einwilligung · Brief erlaubt · Fallback laut Journey-Schritt ‚Ankündigung‘
- Widerruf → gestoppt 41Warum?
- Frequenzgrenze erreicht → verschoben 523Warum?
Dieses Gate kann nicht deaktiviert werden.
Hier wäre der Schalter.
In den Einstellungen gibt es keinen Regler ‚Gate deaktivieren‘. Auch Administratoren können die Prüfung nicht umgehen. Das ist Absicht.
Nicht konfigurierbar – gilt immer
Widerruf
Was passiert, wenn ein Kunde seine Einwilligung widerruft?
Ein Widerruf stoppt sofort alle laufenden Journeys dieser Person, über alle Kampagnen und Kanäle. Er sperrt den Wiedereintritt, bis die Person erneut einwilligt. Keine andere Regel steht darüber – weder Kampagnenpriorität noch Wiedereintrittseinstellung.
- Gilt kampagnenübergreifend, nicht nur für die Kampagne, aus der der Widerruf kam.
- Entfernt die Person auch aus Werbe-Zielgruppen für Paid Media.
- Wird mit Zeitstempel im Audit-Log festgehalten.
| 09:12 | System | Service Account | Widerruf verarbeitet · Journey gestoppt |
Einwilligung pro Kanal
Warum bekommt Frau Hoffmann einen Brief statt einer E-Mail?
Festgeld läuft 31.03. aus
E-Mail-Einwilligung nein
Brief erlaubt
Weil die PBM Kampagnenplattform Einwilligungen pro Kanal prüft, nicht pro Person. Frau Hoffmann hat keiner E-Mail-Werbung zugestimmt. Die Journey sieht für diesen Fall den Brief vor. Also erhält sie einen persönlichen Brief ihrer Beraterin – mit Zugangscode zur Landingpage. Sie wird erreicht, und niemand muss eine Regel brechen.
Welche Daten dürfen mitspielen?
Welche Daten fließen in die Personalisierung ein?
Nur Merkmale, die Sie dafür freigegeben haben. Individuell für jeden Empfänger – aber nur mit Daten, die dafür freigegeben sind. Was nicht freigegeben ist, prägt weder Text noch Bild, Argument oder Kanalwahl.
-
Personalisierung
Merkmale aus Ihrem Bestand werden gezielt für Personalisierung freigegeben. Inhalte durchlaufen vor dem Versand die Compliance- und Tonalitätsprüfung – auch rein regelbasierte Inhalte, auch wenn die KI ausgeschaltet ist.
-
Paid Media
Zielgruppen für Werbeplattformen enthalten nur Personen mit Werbe-Einwilligung. Kennungen werden vor der Übertragung gehasht. Ein Widerruf entfernt die Person sofort aus der Zielgruppe.
Mehr zur Personalisierung im Grundlagenartikel KI mit Freigabe
- Kontakte mit Werbe-Einwilligung
- 3.120
- Identifier gehasht
- ja
- ohne Einwilligung übertragen
- 0
Nachweis
Wie weisen Sie Einwilligungen und Versandentscheidungen nach?
Mit zwei Protokollen, die zusammenarbeiten. Die Einwilligungsdokumentation hält fest, wann welche Einwilligung erteilt oder entzogen wurde. Das Audit-Log hält fest, wer wann was getan hat und wer auf welche personenbezogenen Daten zugegriffen hat – Menschen, Service Accounts und KI-Agenten.
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Jede Zeile hat ein „Warum?“
Im Gate-Ergebnis lässt sich pro Person nachvollziehen, warum gesendet, umgeleitet, verschoben oder gestoppt wurde.
-
Freigaben werden protokolliert
inklusive 4-Augen-Prinzip und Sprachfassung.
-
Ein Import löscht nie
Neue Dateien aktualisieren Kontakte, entfernen aber keine. Löschen ist immer ein ausdrücklicher, protokollierter Vorgang.
- Alle
- Mensch
- Service Account
- KI-Agent
| Zeit | Akteur | Typ | Aktion |
|---|---|---|---|
| 09:12 | System | Service Account | Widerruf verarbeitet · Journey gestoppt |
| 10:42 | C. Reuter | Mensch | Inhalt freigegeben (4-Augen) · Wiederanlage/DE |
| 10:40 | „Compliance-Check“ | KI-Agent | Tonalitätshinweis erzeugt |
| 10:31 | „Kernbanksystem“ | Service Account | 1.204 Kontakte importiert (Upsert) |
Betroffenenrechte & Löschfristen
Wie bearbeiten Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenportabilität?
Als geführte Vorgänge in der PBM Kampagnenplattform. Die Anfrage wird angelegt, Schritt für Schritt bearbeitet und protokolliert. Wo Aufbewahrungspflichten bestehen, wird anonymisiert statt physisch gelöscht.
| Stufe | Was passiert | Wofür |
|---|---|---|
| 1 · Sperren (Soft-Delete) | Kein Versand mehr, laufende Journeys enden, Daten bleiben wiederherstellbar | Alltag, Irrtümer korrigierbar |
| 2 · Tilgen (Anonymisierung) | Personenbezug wird unkenntlich, Auswertungen bleiben anonym korrekt | Löschanspruch trotz Aufbewahrungspflicht |
| 3 · Entfernen (Ausnahme) | Physische Löschung | Fehlimporte, Testdaten ohne Aufbewahrungspflicht |
Löschfristen stellen Sie einmal zentral ein und verfeinern sie je Kundenliste – etwa, wenn für Kfz-Daten andere Fristen gelten als für Krankenversicherungsdaten. Nach Ablauf wird automatisch getilgt.
Rechtsrahmen · Stand: September 2026
Welche Anforderungen unterstützt die PBM Kampagnenplattform konkret?
Die Plattform ersetzt keine rechtliche Bewertung. Sie sorgt dafür, dass Ihre Entscheidungen bei jedem Versand umgesetzt und belegt werden.
| Anforderung | Norm | Was die Plattform dazu beiträgt |
|---|---|---|
| Einwilligung nachweisen | Art. 7 Abs. 1 DSGVO | Einwilligungsdokumentation, Audit-Log |
| Widerruf jederzeit möglich | Art. 7 Abs. 3 DSGVO | Widerruf stoppt sofort alle Journeys und sperrt den Wiedereintritt |
| Widerspruch gegen Direktwerbung | Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO | Opt-out steht über allen Kampagnenregeln |
| E-Mail-Werbung nur mit Einwilligung, Ausnahme Bestandskunden | § 7 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 UWG | Prüfung pro Kanal, Fallback auf erlaubten Kanal |
| Antwort auf Betroffenenanfragen binnen eines Monats | Art. 12 Abs. 3 DSGVO | Geführte Vorgänge für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Portabilität |
| Löschung trotz Aufbewahrungspflicht | Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO | Tilgung durch Anonymisierung statt physischer Löschung |
| Speicherbegrenzung | Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO | Automatisierte Löschfristen, je Liste einstellbar |
| Rechenschaftspflicht | Art. 5 Abs. 2 DSGVO | Audit-Log über Menschen, Service Accounts und KI-Agenten |
Stand: September 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Details und Dokumente (AVV, TOM) im Trust Center.
Wo Einwilligung besonders zählt
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Banken & Verbundgruppen
Wiederanlage mit Brief-Fallback
-
Krankenkassen & Gesundheit
sensible Daten, klare Grenzen
-
Vertragsverlängerung & Wiederanlage
-
Kündigungsprävention
Häufige Fragen zu Einwilligung & Compliance
Kann man das Compliance-Gate der PBM Kampagnenplattform abschalten?
Nein. Das Compliance-Gate prüft vor jedem Versand Einwilligung pro Kanal, Widerruf, Kontaktfrequenz und freigegebenen Inhalt. Es gibt dafür keinen Schalter, auch nicht für Administratoren. Das gilt auch dann, wenn die KI-Funktionen ausgeschaltet sind.
Was passiert, wenn für E-Mail keine Einwilligung vorliegt?
Dann versendet die PBM Kampagnenplattform keine E-Mail. Ist in der Journey ein Fallback hinterlegt, etwa ein Brief, und ist dieser Kanal erlaubt, erhält die Person den Brief. Sonst wird für diesen Schritt nicht versendet. Die Entscheidung ist pro Person im Protokoll nachvollziehbar.
Wie schnell wirkt ein Widerruf?
Sofort. Ein Widerruf stoppt alle laufenden Journeys der Person über alle Kampagnen und Kanäle und sperrt den Wiedereintritt, bis sie erneut einwilligt. Er entfernt die Person außerdem aus Werbe-Zielgruppen für Paid Media. Keine andere Regel kann das überschreiben.
Ist die PBM Kampagnenplattform DSGVO-konform?
Die PBM Kampagnenplattform ist so gebaut, dass Datenschutz im Versandpfad erzwungen wird: Einwilligungsprüfung pro Kanal, Widerruf als oberste Regel, Audit-Log, geführte Betroffenenrechte, Löschfristen, Single-Tenant-Betrieb mit Hosting in Deutschland. Ob Ihre Verarbeitung insgesamt rechtmäßig ist, hängt auch von Ihren Rechtsgrundlagen und Prozessen ab. Stand: September 2026, ersetzt keine Rechtsberatung.
Löscht ein neuer Datenimport Kontakte, die in der Datei fehlen?
Nein. Ein Import in die PBM Kampagnenplattform aktualisiert vorhandene Kontakte und legt neue an, löscht aber nie. Löschen ist immer ein ausdrücklicher Vorgang – per Oberfläche, Schnittstelle oder Betroffenenanfrage – und wird protokolliert.
Wie werden Löschfristen umgesetzt, wenn Aufbewahrungspflichten bestehen?
Die PBM Kampagnenplattform löscht in drei Stufen: sperren, tilgen durch Anonymisierung, und nur ausnahmsweise physisch entfernen. So lässt sich der Löschanspruch erfüllen, während aufbewahrungspflichtige und statistische Daten anonym erhalten bleiben. Fristen stellen Sie zentral ein und verfeinern sie je Kundenliste.